Cours de Gestion et Finance : L’apport de l’environnement technologique à l’information financière
Cours de Gestion et Finance (STMG, BTS, DUT tertiaire, Licence de gestion, Ecoles supérieures de Commerce et de Management, Master, chef d’Entreprise, Entrepreneur, gestion des administrations, gestion des associations, Formation professionnelle...) avec Super Profeseur et l’application mobile de Super Professeur :mobile.superprofesseur.com © Ronald Tintin, Ronning Against Cancer
Plan du cours
I. Organisation
des activités au sein du système d'information (SI) comptable
II. Des
progiciels comptables aux
III.
La sécurité des traitements
I. Organisation des activités au sein du système d'information (SI) comptable
Le système d’information comptable (SIC) a pour rôle de collecter, stocker, traiter et diffuser l’information financière. L’organisation des activités au sein du SIC s’est adaptée aux différentes évolutions des technologies de l’information et de la communication (TIC). Le passage de la comptabilité papier à une comptabilité informatisée a modifié considérablement l’organisation des tâches. Certaines tâches sont automatisées, comme les écritures au journal qui sont reportées automatiquement dans le grand-livre.
La dématérialisation des traitements comptables nécessite de s’appuyer sur un système informatique qui permet de transférer ses données de manière sécurisée au sein de l’organisation mais également à ses partenaires. Pour cela, l’organisation peut opter pour différentes implantations :
l’architecture
client/serveur : dans un réseau,
les postes clients sont reliés à un serveur qui met à leur disposition ses
ressources (logicielles, matérielles, base de données…) ;
l’architecture
client/Web : c’est une
architecture client/serveur dans laquelle le seul logiciel nécessaire sur le
poste client est un navigateur Web ;
le
Cloud Computing : c’est la mise à disposition d’infrastructure à
distance. Les données et les applications sont accessibles uniquement depuis
Internet et ne sont pas stockées au sein de l’organisation ;
SaaS
(Software as a Service) ou logiciel à
la demande : modèle de
commercialisation de Cloud Computing.
Le fournisseur propose un logiciel clé en main accessible seulement depuis
Internet permettant à l’organisation de payer uniquement ce qu’elle utilise.
II. Des progiciels comptables aux PGI
A. Les progiciels de gestion comptable
Les progiciels de gestion comptable permettent d’enregistrer les opérations comptables, d’éditer les documents de synthèse, d’effectuer les déclarations fiscales, de gérer sa trésorerie. Ils peuvent être acquis en « famille » et offrent ainsi des services plus étendus grâce à différents modules : la gestion commerciale pour réaliser les factures de vente, la gestion de la paie pour réaliser les bulletins de salaire, la gestion des immobilisations… Les données peuvent ainsi être transférées d’un module à l’autre.
B. Les progiciels de gestion intégré (PGI)
Un PGI, ou ERP (Enterprise Resource Planning), est une application permettant de créer, à partir d’une base de données unique, un système d’information qui intègre l’ensemble des processus de l’organisation (gestion comptable, gestion des approvisionnements, gestion commerciale, gestion des ressources humaines, gestion de la production…). Ainsi, le PGI est un ensemble de modules indépendants prenant en charge les différentes fonctions de l’organisation et facilitant la communication des données entre ces fonctions. Ces modules utilisent un moteur de workflow (flux de travail) qui permet de transmettre une information entrante dans le système à tous les modules du système.
De ce fait, le PGI permet de gagner du temps et de limiter les erreurs de saisie puisque les données sont saisies une seule fois. De plus, il permet d’automatiser certaines tâches comme les écritures comptables, qui sont générées automatiquement.
La mise en place d’un PGI nécessite d’importants investissements pour le paramétrage du PGI, la réorganisation des processus de travail, la formation du personnel…
C. La validation des informations
Lorsque la comptabilité d’une organisation est informatisée, le progiciel utilisé doit garantir le respect de la réglementation comptable. Ainsi, il est nécessaire de garantir les conditions de sécurité de l’information comptable en déterminant, à chaque étape du processus de création, qui est responsable de la validation de cette information.
Le PGI permet d’automatiser
certaines procédures de validation des informations saisies. Même si de nombreuses tâches sont automatisées grâce au PGI,
il est nécessaire de contrôler l’information saisie et d’en confier la
validation à des personnes différentes pour garantir son intégrité.
III. La sécurité des traitements
A. L’importance de la sécurité des traitements
La perte de données peut entraîner un arrêt prolongé de l’activité de l’entreprise, qui peut avoir de lourdes conséquences financières et ainsi remettre en cause la pérennité de l’organisation. L’origine de ces pertes de données peut être multiple : vol, sinistre (dégât des eaux, incendie…), défaillance informatique, piratage, erreur humaine, coupure électrique… Pour se prémunir, l’organisation peut sécuriser ses données en limitant leur accès et en effectuant des sauvegardes régulières. Lorsqu’elle échange des données avec des partenaires, elle doit également en sécuriser les transferts. L’échange de données informatisées (EDI) s’appuie sur différentes technologies comme le cryptage des données, la signature électronique, l’horodatage, l’authentification…
B. La gestion des droits d’accès
Pour sécuriser le système d’information comptable, il est nécessaire d’attribuer des droits d’accès aux différents modules du PGI en fonction des responsabilités de chaque utilisateur. L’administrateur du réseau chargé d’attribuer ces droits :
C. Les techniques de sauvegarde
L’organisation doit mettre en place des procédures de sauvegarde pour sécuriser ses données comptables. La fréquence des sauvegardes et les supports utilisés doivent s’adapter à ses besoins. Le système de sauvegarde d’une grande entreprise sera différent de celui d’une PME qui gère un volume de données moins important.
L’organisation peut choisir entre différents systèmes de sauvegarde :
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