Thème 1. Construire une image de l’entreprise

Question de gestion 4 - Comment organiser les traitements pour répondre aux besoins de l’entreprise ?

Chapitre 7. L’organisation de l’information 

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Plan du cours

*   I. L’exploitation de l’information

*   II. Le contrôle de l’information


I. L’exploitation de l’information

A. La conservation des documents comptables

L’entreprise a pour obligation de conserver ses documents comptables. La durée de conservation varie en fonction de la nature du document.

La durée de conservation des documents comptables dématérialisés est identique à leur version papier.

En conservant l’information financière, l’entreprise non seulement répond à ses obligations comptables, mais elle dispose d’un outil de gestion. En effet, cette information est nécessaire pour apprécier l’évolution de l’activité dans le temps. Elle est indispensable pour retrouver des opérations enregistrées par le passé.

Conservation des documents dématérialisés, extraits du PCG

*   Article 410-4 du PCG – Organisation de la comptabilité informatisée

L’organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés implique l’accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements, en vue, notamment, de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d’enregistrement et de conservation des écritures.

Toute donnée comptable entrée dans le système de traitement est enregistrée, sous une forme directement intelligible, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant toute garantie en matière de preuve.

*   Article 420-5 du PCG – Enregistrement définitif

Le caractère définitif des enregistrements du livre-journal et du livre d’inventaire est assuré :

– pour les comptabilités tenues au moyen de systèmes informatisés, par une procédure de validation, qui interdit toute modification ou suppression de l’enregistrement ;

– pour les autres comptabilités, par l’absence de tout blanc ou altération.

B. L’exploitation des différentes sources d’information

La saisie des opérations au journal, le transfert des enregistrements dans le grand-livre puis dans la balance, l’édition des documents de synthèse sont autant d’étapes de l’organisation comptable qui permettent d’obtenir des informations différentes. L’entreprise se constitue ainsi une base de données qui sera une aide précieuse pour prendre des décisions.

II. Le contrôle de l’information

A. Le lettrage

Le lettrage d’un compte client ou fournisseur consiste à repérer les mouvements au débit et au crédit qui s’annulent mutuellement. Une lettre est attribuée aux sommes communes.

À l’issue du lettrage, les écritures non encore lettrées justifient le solde du compte.

L’entreprise peut ainsi vérifier que le compte ne comporte pas d’erreurs et que les sommes dues sont payées en temps voulu. Si une ou plusieurs factures apparaissent non réglées dans un compte client, l’entreprise procède à une relance.

B. Le rapprochement bancaire

1. L’intérêt du rapprochement bancaire

L’entreprise reçoit régulièrement le relevé de compte émis par sa banque. Le solde inscrit sur ce document est différent de celui qui apparaît dans le compte « Banque » tenu par l’entreprise. Les différences sur les deux documents peuvent provenir :

*   d’erreurs de la banque ou de l’entreprise ;

*   d’opérations non enregistrées par la banque (par exemple, un chèque adressé à un fournisseur et non encaissé) ;

*   d’opérations non enregistrées par l’entreprise (par exemple, des frais bancaires dont l’entreprise a connaissance à la lecture du relevé).

L’objectif du rapprochement est de faire coïncider les soldes du relevé et du compte « Banque » tenu par l’entreprise pour connaître la somme réellement à la disposition de l’entreprise en banque et de mettre à jour le compte « Banque ».

2. Des comptes réciproques

Les comptes tenus par la banque et par l’entreprise sont réciproques, c’est-à-dire que les sommes sont inversées sur les deux comptes : ce qui est au débit de l’un est au crédit de l’autre.

*   Les sommes déposées en banque constituent une dette pour l’établissement bancaire : elles apparaissent donc au crédit.

*   À l’inverse, dans le compte 512 tenu par l’entreprise, le montant disponible en banque apparaît au débit.

 

3. La méthode de rapprochement

La méthode consiste à :

*   pointer les opérations communes au relevé et au compte 512 tenu par l’entreprise ;

*   expliquer les soldes de début de période. Il faut supprimer les opérations qui apparaissent dans le rapprochement de la période précédente ;

*   réaliser l’état de rapprochement (tableau faisant apparaître les opérations non pointées sur le relevé et dans le compte 512 et permettant de calculer un solde rapproché) ;


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